---
metadata:
  - name: generator
    content: Diplodoc Platform v5.63.4
style:
  - _style/main.css
vcsPath: directories/expensecategories.md
alternate:
  - href: https://help.curs24.online/directories/expensecategories.md
    type: text/markdown
    title: Markdown version
  - href: https://help.curs24.online/llms.txt
    rel: describedby
---
# Статьи расходов

**Справочник «Статьи расходов»** — список того, на что уходят деньги. Статью выбирают в каждой расходной операции, и она отвечает на вопрос «куда ушла выручка за месяц». Без заполненного справочника расходы в системе есть, а понимания, на что они пошли, нет.

Статьи собраны в категории: «Зарплаты», «Аренда», «Налоги». Категория — это папка, статья — конкретная трата внутри неё.

Справочник находится в левом меню: раздел **«Справочники»**, пункт **«Статьи расходов»**. На самом экране заголовок длиннее — **«Категории и статьи расходов»**.

При регистрации компании в справочнике уже есть категория **«Все статьи расходов»** и две статьи в ней — **«Закуп материалов»** и **«Агентские выплаты»**. Это заготовка: переименовывайте, дробите и добавляйте своё.

![пункт «Статьи расходов» в разделе «Справочники»](../_assets/images/directories/expensecategories/menu_expensecategories.png)

## Зачем нужны статьи и насколько дробно их заводить

Статья — это ответ на вопрос «куда ушли деньги». Насколько подробным будет ответ, решаете вы, когда заводите справочник.

Одна статья **«Зарплата»** покажет в отчёте общую сумму за месяц — и на этом всё. Если вы хотите понимать, сколько уходит на цех, а сколько на менеджеров, заведите **«Зарплата цеха»** и **«Зарплата менеджеров»** отдельно: тогда цифры разойдутся по строкам сами, без пересчётов в тетради.

Работает простое правило:

> **Дробите ровно настолько, насколько готовы принимать решения по этим цифрам.**

Если разница между «Зарплатой швеи» и «Зарплатой закройщицы» ни на что не влияет, две строки вместо одной ничего не дадут — только замедлят оформление расходов и заставят менеджера гадать, что выбрать. А вот «Реклама» одной строкой почти всегда мало: не видно, что окупается — Яндекс.Директ, Авито или печатные буклеты.

Заводить сразу весь справочник не нужно. Начните с крупных статей и дробите ту, по которой в конце месяца хочется спросить «а из чего сложилась эта сумма?».

## Зачем группировать статьи в категории

Категория — это свёрнутый итог. В **«Отчёте ДДС»** в разделе **«Аналитика»** расходы показываются по месяцам, и статьи собираются в свою категорию: сначала видна общая сумма по категории «Зарплаты», а внутри — из чего она сложилась. Так можно смотреть картину крупно, не теряя возможности провалиться в детали.

Второе применение — фильтр. В разделе **«Операции»** можно выбрать категорию и увидеть все расходы её статей разом, не отмечая их по одной.

Отсюда принцип группировки: **категории делают по тому признаку, в разрезе которого вы хотите видеть деньги**. Обычно это природа траты — «Зарплаты», «Аренда», «Налоги», «Маркетинг», «Банковские услуги». Внутри категории вложенность нужна редко: она осмысленна, когда у крупного направления есть свои устойчивые части, например «Маркетинг → Реклама в интернете» и «Маркетинг → Печатная продукция».

Чего делать не стоит:

- **Категория на одну статью.** Папка с единственным листом не сворачивает ничего — статье место в соседней категории.
- **Категории по времени или по людям** — «Расходы за март», «Расходы Иванова». Период и автор у операции и так есть, а категория, которая устаревает через месяц, ломает отчёт за год.

**Насколько глубоко вкладывать.** Ограничения на глубину нет: внутри подкатегории можно создать ещё одну. Но каждый уровень — это ещё одно нажатие, чтобы развернуть таблицу в отчёте и добраться до конкретной траты. На практике хватает двух уровней: категория и подкатегория.

## Как устроен экран

Экран разделён на две части:

- **Слева — дерево категорий.** Щелчок по категории открывает её статьи справа. Кнопка **+** в строке создаёт вложенную категорию, карандаш переименовывает, крестик удаляет.
- **Справа — статьи выбранной категории.** Колонка **«ПРОЕКТЫ И ЗАКАЗЫ»** показывает, можно ли выбрать статью внутри заказа, колонка **«ДОСТУП У МЕНЕДЖЕРА»** — видят ли её менеджеры. Кнопки в строке правят и удаляют статью.

![экран «Категории и статьи расходов»](../_assets/images/directories/expensecategories/expensecategories_screen.png)

Сверху четыре кнопки. **«Категория»** доступна всегда, остальные три включаются, когда вы выбрали категорию или отметили статьи галочками.

## Две галочки у статьи

Эти две галочки решают, **где** статью можно выбрать и **кто** её увидит. Они не подсказка и не пометка: система по ним фильтрует списки, и статья без нужной галочки просто не появится там, где её ищут.

### «ПРОЕКТЫ И ЗАКАЗЫ» — где статью можно выбрать

Расходы в системе вносятся в двух разных местах: в общем разделе **«Операции»** и внутри конкретного проекта или заказа.

| Галочка | Где статья доступна |
|---|---|
| **Стоит** | И в разделе **«Операции»**, и внутри проекта или заказа. |
| **Не стоит** | Только в разделе **«Операции»**. Внутри проекта и заказа статьи не будет — даже у Собственника. |

Ставьте её тратам, которые относятся к конкретному заказу. Общим расходам компании — аренде, налогам, банковской комиссии — в заказе не место, и список выбора от них только раздувается.

### «ДОСТУП У МЕНЕДЖЕРА» — кто статью увидит

| Галочка | Кто видит статью |
|---|---|
| **Стоит** | Собственник, Редактор справочников и менеджеры. |
| **Не стоит** | Только Собственник и Редактор справочников. У менеджера статьи не будет ни в одном списке. |

Ставьте её тратам, которые менеджер оформляет сам. Зарплаты, налоги и выплаты подрядчикам обычно закрывают: справочник — единственное место, где это настраивается.

{% note warning %}

Галочки работают вместе: если стоит только **«ДОСТУП У МЕНЕДЖЕРА»**, менеджер увидит статью в разделе **«Операции»**, но не в заказе.

{% endnote %}

Галочки можно менять в любой момент — они управляют только списками выбора. **Расходы, уже проведённые по статье, никуда не денутся**: снятая галочка означает лишь то, что дальше эту статью в списке не предложат.


## Кому доступен справочник

| Роль | Что доступно |
|---|---|
| **«Собственник»** | Добавление, изменение и удаление категорий и статей. |
| **«Редактор справочников»** | То же самое. |
| Остальные роли | Пункта **«Статьи расходов»** в меню нет. Менеджер может выбрать статью при внесении расхода — но только ту, у которой стоит галочка **«ДОСТУП У МЕНЕДЖЕРА»**. |

## Как добавить категорию

1. Откройте раздел **«Справочники»** в левом меню и выберите пункт **«Статьи расходов»**.
2. Нажмите кнопку **«Категория»** в правом верхнем углу.
3. Заполните поля:
   - **«Базовая категория»** — оставьте пустым, если категория верхнего уровня. Выберите родителя, если это подкатегория.
   - **«Наименование»** — название папки: «Аренда», «Маркетинг». Не длиннее 250 символов.
4. Нажмите кнопку **«Сохранить»**.

![окно «Добавление категории статей расходов»](../_assets/images/directories/expensecategories/new_expensecategorycategory.png)

Вложенную категорию можно создать и быстрее — кнопкой **+** в строке нужной категории: родитель подставится сам.

## Как добавить статью расходов

Статья всегда живёт внутри категории, поэтому сначала выберите категорию слева.

1. Щёлкните по категории в дереве слева — справа откроется список её статей. Если категория новая, список будет пустым: это нормально, статьи в неё вы сейчас и добавите.
2. Нажмите кнопку **«Статья»** в правом верхнем углу.
3. Заполните поля:
   - **«Категория статей расходов»** — подставляется выбранная, можно поменять.
   - **«Наименование»** — на что тратим: «Аренда склада», «Оплата подрядчикам». Не длиннее 250 символов.
4. Решите, что делать с двумя переключателями. Они определяют, где статью можно будет выбрать и кто её увидит:
   - **«Статья расходов доступна для проектов и заказов»** — включён, статью можно выбрать и в разделе **«Операции»**, и внутри проекта или заказа; выключен — только в **«Операциях»**. Включайте для трат, привязанных к заказу: доставка, оплата подрядчику, замер.
   - **«Статью расходов могут указывать менеджеры»** — включён, статью увидят менеджеры; выключен, она останется видна только Собственнику и Редактору справочников. Выключенным его оставляют для зарплат и налогов.

   Чтобы менеджер мог провести расход внутри заказа, нужны **оба**.
5. Нажмите кнопку **«Сохранить»**.

![окно «Добавление статьи расходов»](../_assets/images/directories/expensecategories/new_expensecategory.png)

Новая статья появится в списке справа и станет доступна при внесении расходов.

{% note warning %}

Кнопка **«Статья»** неактивна, пока в дереве слева не выбрана категория. Статьи вне категории в системе не существует.

{% endnote %}

## Массовые операции со статьями

Если статей набралось много и часть попала не в ту категорию, разбирать их по одной не нужно.

1. Отметьте галочками нужные статьи в списке справа. Галочка в шапке таблицы отмечает сразу все статьи выбранной категории.
2. Нажмите **«Сменить категорию»**, чтобы перенести их разом: в окне выберите категорию в поле **«Категория, в которую необходимо перенести выбранные статьи расходов»**.
3. Или нажмите **«Удалить статьи»**, чтобы удалить отмеченные, и подтвердите действие в окне **«Удаление статей расходов»**.

![выбранные статьи и кнопки массовых операций](../_assets/images/directories/expensecategories/bulk_expensecategories.png)

## Как изменить или удалить статью

Справа в строке статьи стоят две кнопки — с карандашом и с крестиком.

1. Найдите нужную статью в списке.
2. Нажмите кнопку с карандашом, чтобы открыть окно редактирования. Здесь можно поменять наименование, обе галочки, а в поле **«Категория статей расходов»** — перенести статью в другую категорию. Так переносят одну статью; для нескольких удобнее массовая смена категории.
3. Внесите изменения и нажмите кнопку **«Сохранить»**.
4. Чтобы удалить одну статью, нажмите кнопку с крестиком и подтвердите удаление в окне **«Удаление статьи расходов»**.

Категории правятся так же — кнопками в дереве слева. Удаление категории подтверждается в окне **«Удаление категории статей расходов»**.

{% note info %}

Переименование статьи и перенос её в другую категорию **применяются ко всем расходам, которые по ней уже проведены** — в том числе за прошлые месяцы. Это удобно, когда вы наводите порядок в справочнике: старые операции подтянут новое название сами. Но если вам нужно, чтобы прошлые месяцы остались как были, заведите новую статью, а старую просто перестаньте использовать.

{% endnote %}

{% note warning %}

**Непустую категорию удалить нельзя.** Если в ней или в любой её подкатегории остались статьи, система откажет: «Удаление невозможно. В категории или её подкатегориях есть статьи расходов». Сначала перенесите статьи в другую категорию кнопкой **«Сменить категорию»** или удалите их, потом убирайте саму категорию.

{% endnote %}

{% note alert %}

Удаление не стирает историю. Расходы, проведённые по статье, остаются на месте, и в отчётах — в том числе в **«Отчёте ДДС»** — они по-прежнему показываются с её названием. Пропадает только возможность выбрать эту статью в новых расходах.

Поэтому статью, которой вы больше не пользуетесь, можно спокойно удалять: прошлые месяцы не изменятся.

{% endnote %}

## Если не получилось

**Кнопки «Статья», «Удалить статьи» и «Сменить категорию» серые.** Они включаются по выбору: **«Статья»** — когда выбрана категория слева, две другие — когда отмечены галочками статьи.

**Система пишет «Необходимо указать категорию статьи расходов».** Статья обязана лежать в категории. Выберите её в поле **«Категория статей расходов»**.

**Система пишет «Категория расходов с таким названием уже существует».** Наименование не должно повторяться. Проверьте список — скорее всего, такая статья уже заведена.

**Система пишет «Необходимо указать наименование статьи расходов».** Поле обязательное, пустым его оставить нельзя.

**Система пишет «Удаление невозможно. В категории или её подкатегориях есть статьи расходов».** Категорию с содержимым удалить нельзя. Перенесите статьи в другую категорию кнопкой **«Сменить категорию»**, а потом удаляйте.

**Менеджер не видит нужную статью при внесении расхода.** У статьи не стоит галочка **«ДОСТУП У МЕНЕДЖЕРА»**. Откройте статью и включите переключатель **«Статью расходов могут указывать менеджеры»**.

**Я перенёс статью в другую категорию, и суммы в отчёте за прошлый месяц изменились.** Так и работает: статья одна, и все расходы по ней переезжают вместе с ней. Чтобы прошлые периоды остались нетронутыми, заводите новую статью вместо переноса старой.

**Пункта «Статьи расходов» нет в левом меню.** Справочник доступен только ролям **«Собственник»** и **«Редактор справочников»**. Попросите Собственника изменить вашу роль в разделе [«Сотрудники»](../employees/employees.md).